Office Manager

ACE

Welkom bij ACE. Onze Young & Savvy teams werken op de intersectie van cultuur en technologie. Gedreven door nieuwsgierigheid en de ambitie om écht impact te maken, creëren, accelereren en innoveren we de iconische merken van morgen.

Young & Savvy is een mentaliteit. Onbevangen nieuwsgierigheid, tijdloosheid en de energie om constant te vernieuwen. Iedere uitdaging zien we als een kans om te leren en samen iets bijzonders te creëren. Als één team, met impact op velen.

Let’s make some waves together!

Over deze functie

Stel je voor: je loopt ons kantoor binnen en alles voelt meteen goed. De entree is gastvrij, de werkplekken zijn opgeruimd, de koffie staat klaar en de administratie is vlekkeloos. Als Office Manager bij Club ACE ben jij het hart van onze werkplek. Het eerste gezicht dat gasten zien, de persoon die ervoor zorgt dat alles werkt, en de stille kracht achter een prettige en georganiseerde omgeving.

Je houdt het kantoor draaiende, zorgt dat ruimtes netjes en uitnodigend zijn, en maakt dat iedereen zich welkom en thuis voelt, van collega’s tot bezoekers. Je hebt oog voor detail én voor mensen, en met jouw aanpak zorg je dat ons kantoor niet alleen functioneert, maar ook een fijne plek is waar iedereen graag is. Het is een positie met veel eigenaarschap, waarbij je echt het verschil kunt maken in de dagelijkse beleving.

Dit zoeken we in jou

Je weet waar je het over hebt: je hebt 2-4 jaar werkervaring in vergelijkbare functies, en weet precies wat er nodig is om een kantoor soepel te laten draaien.

Je houdt overzicht: je denkt vooruit en pakt dingen op voordat anderen doorhebben dat het nodig is. Vanuit een oplossende houding is geen taak te klein, en geen probleem te groot.

Je bent representatief: Je bent warm, professioneel, en hebt een positieve uitstraling. Je straalt gastvrijheid uit en tilt de sfeer in de ruimte direct naar een hoger niveau.

Je communiceert helder: Als stem en gezicht van Club ACE voel je feilloos aan hoe je met verschillende mensen schakelt. Je bent altijd professioneel, warm en behulpzaam, maar weet ook helder en standvastig te zijn wanneer dat nodig is om zaken gedaan te krijgen.

Je bent georganiseerd: Vanuit structuur en organisatie zie je altijd hoe het netter, prettiger en efficiënter kan, maar je verliest nooit het menselijke aspect uit het oog. Chaos? Niet in jouw vocabulaire. Je bent de zen-meester van onze werkplek, die ervoor zorgt dat alles op zijn plek valt en een gevoel van rust en efficiëntie heerst.

Je bent verantwoordelijk: Veiligheid is geen checklist, maar een vanzelfsprekendheid die jij waarborgt. Je bent alert, proactief en creëert een veilige haven voor iedereen.

Dit zijn jouw verantwoordelijkheden

Gastvrijheid & ontvangst
Jij bent het eerste gezicht dat gasten zien: warm, professioneel en met een scherp oog voor service. Je ontvangt bezoekers hartelijk, zorgt dat ze zich meteen thuis voelen en regelt moeiteloos wat ze nodig hebben. Ondertussen houd je de receptie en het kantoor tiptop in orde.

Receptie & administratie
Je beantwoordt inkomende telefoontjes, verwerkt de post, houdt administratieve processen bij en ondersteunt waar nodig met documentbeheer. Daarnaast regel je het parkeerbeheer en help je collega’s met praktische zaken zoals bezoekersregistratie. Je houdt overzicht in de interne communicatie en zorgt dat iedereen weet wat er speelt.

Facilitair & kantoorbeheer
Je coördineert moeiteloos facilitaire leveranciers zoals schoonmaak, onderhoud en beveiliging, en schakelt soepel met de verhuurder en andere partners. Met opruimen en organiseren in je DNA zorg je ervoor dat het kantoor altijd netjes, veilig en goed georganiseerd is, en regel je dat alles werkt, van koffiezetapparaat tot vergaderruimte.

Sfeer & beleving
Je zorgt elke dag voor een werkomgeving waar iedereen zich welkom, veilig en op zijn gemak voelt. Vanuit die basis ondersteun je het People Team bij het onboarden van nieuwe medewerkers, zodat ze zich vanaf dag één thuis voelen.

Ondersteuning bij meeting & events
Je helpt met het voorbereiden van belangrijke vergaderingen en ondersteunt collega’s bij interne evenementen of hospitality-aanvragen.

Wat bieden we jou

• De sleutels van onze voordeur;

  En ook:

• Een uitdagende positie met kansen om te leren, ontwikkelen, groeien en bouwen;

• Fulltime knallen, een positie voor 40 uur per week;

• Een geweldige werkomgeving bij Club ACE met een prachtig uitzicht op de Houthavens met fantastische lunch en koffie;

• Alles om je werk te kunnen doen. We zorgen goed voor je;

• Aanvullend geboorte/partner verlof (100%);

• De mogelijkheid om tot 2 weken per jaar remote te werken;

• Een regeling voor thuiswerken, slim afgestemd met je team;

• 100% reiskostenvergoeding (op basis van openbaar vervoer);

• Een goed pensioenplan;

• 27 vakantiedagen.